“जो व्यक्ति लंबे समय तक योजना नहीं बनाता, उसे अपने दरवाजे पर मुसीबत का सामना करना पड़ता है।” – कन्फ्यूशियस। नियोजन किसी व्यवसाय को अपने लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए एक मार्ग निर्धारित करने में मदद करता है। यह प्रबंधन का पहला और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। संगठनों के बढ़ते आकार और उनकी जटिलताओं के कारण नियोजन का महत्व और भी बढ़ गया है। किसी संगठन की सभी गतिविधियाँ केवल नियोजन से संबंधित होती हैं। किसी भी सफल चीज़ के ऊपर से नीचे तक, उसे एक निश्चित मात्रा में नियोजन और निगरानी की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, किसी भी साधन के लिए नियोजन की आवश्यकता, चाहे वह व्यवसाय हो या गैर-लाभकारी, हमारे दिन-प्रतिदिन के विचारों से परे है। तो, यहाँ नियोजन के सबसे उल्लेखनीय महत्व दिए गए हैं जो किसी भी पहलू में हैं।
1. दक्षता: संगठनों को अपर्याप्त संसाधनों के साथ आगे बढ़ना पड़ सकता है। नियोजन प्रक्रिया शीर्ष प्रबंधन को संसाधनों को इस तरह से आवंटित करने के बारे में प्रभावी निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करती है जिससे संगठन अपने उद्देश्यों तक पहुँच सके। नियोजन प्रबंधन को न्यूनतम लागत पर किसी चीज़ से अधिकतम लाभ प्राप्त करने का एक तरीका प्रदान करता है।
2. संगठनात्मक लक्ष्य निर्धारित करना: किसी संगठन को प्राप्त करने के लिए एक लक्ष्य की आवश्यकता होती है और यह लक्ष्य यथार्थवादी और आक्रामक होना चाहिए। लक्ष्य निर्धारित करने से सभी को प्रतिस्पर्धा करनी पड़ती है और सभी को हासिल करने के लिए एक लक्ष्य मिलता है। साथ ही, लक्ष्य निर्धारण की यह प्रक्रिया उन प्रबंधकों या कर्मचारियों के लिए एक अच्छी बात है जो बिना किसी और विकास के कुछ समय से निश्चिंत और संतुष्ट हैं, क्योंकि यह उन्हें कुछ और हासिल करने के लिए प्रोत्साहित और प्रेरित करता है। लेकिन, ये सब तब किया जाता है जब योजना ठीक से बनाई जाती है। नियोजन प्रक्रिया संगठन को अपने संगठनात्मक लक्ष्य निर्धारित करने देती है।
3. जोखिम में कमी: हर व्यवसाय या उद्यम को व्यवसाय करते समय कमोबेश संभावित जोखिमों से निपटना पड़ता है। नियोजन की मदद से इन जोखिम कारकों से बचा जा सकता है और जोखिम को न्यूनतम स्तर पर लाया जा सकता है। नियोजन प्रक्रिया द्वारा व्यवसाय से संबंधित जोखिमों का पूर्वानुमान लगाया जा सकता है। किसी भी संगठन के लिए जोखिम प्रबंधन एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है। यहां तक कि सबसे बड़ी निगम भी आर्थिक और प्रतिस्पर्धी जोखिम को पूरी तरह से कम नहीं कर सकती है। अप्रत्याशित घटनाएं होती हैं और उन्हें उचित प्रतिक्रिया के साथ निपटाया जाना चाहिए। नियोजन करके, आप किसी भी संभावित या पूर्वानुमानित ‘क्या होगा’ स्थिति के लिए आकस्मिक दृष्टिकोण का पता लगा सकते हैं। नियोजन व्यवसायों को लगातार होने वाले परिवर्तनों की गति के साथ समायोजित करने और बनाए रखने की गुंजाइश प्रदान करता है। 4. निर्णय लेने में मदद करता है: जब भी कोई प्रोजेक्ट लिया जाता है, तो सबसे पहले यह विश्लेषण किया जाता है कि इसके विकल्प क्या हैं। प्रोजेक्ट चुनने के बाद उसे पूरा करने के वैकल्पिक तरीके और फिर सबसे अच्छा तरीका चुना जाता है। लेकिन ये सब प्लानिंग पर निर्भर करता है। क्योंकि, प्लानिंग संगठन को अपना लक्ष्य और विजन प्रदान करता है। इस प्रकार, संगठन अपने लक्ष्य और मूल्यों को प्लानिंग की प्रक्रिया द्वारा अपरिवर्तित और प्रभावी बनाए रखता है।
5. संगठन के मानक को नियंत्रित करना: नियमित निगरानी के बिना किसी संगठन के मानक को नियंत्रित करना संभव नहीं है। नियंत्रण में, किसी कर्मचारी के वास्तविक प्रदर्शन की तुलना नियोजित लोगों के साथ की जाती है और इसलिए विचलन, यदि होते हैं, तो पता लगाया जाता है। इससे व्यवसाय को अपनी चल रही गतिविधियों की तुलना नियोजित मानकों से करने की गुंजाइश मिलती है।
6. विजन और नवीनता को प्रेरित करता है: प्लानिंग किसी व्यवसाय को अपने प्रतिस्पर्धियों की ताकत और कमजोरियों का पता लगाने की गुंजाइश देता है। यह प्रबंधन और संबंधित निर्णय लेने वाले पदों को वास्तविक तस्वीर देखने और सफलता प्राप्त करने के लिए अभिनव विचारों को लाने की गुंजाइश भी देता है। प्लानिंग और चर्चा की प्रक्रिया से व्यवसाय प्रतिस्पर्धी संगठनों को मात देने के लिए बेहतर और अधिक प्रभावी मार्केटिंग योजनाएँ बना सकते हैं।
7. एस्प्रिट डे कॉर्प्स: यह किसी समूह के सदस्यों की किसी संगठन या लक्ष्य में विश्वास बनाए रखने की क्षमता है, खासकर विरोध या कठिनाई के सामने। व्यवसायों में यह किसी संगठन में लोगों की टीम भावना को संदर्भित करता है। नियोजन सहयोग की भावना को प्रोत्साहित करता है। नियोजन पूरा होने और संगठन के सदस्यों को इसे संप्रेषित करने पर, हर कोई अपने कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के बारे में जानता है और जानता है कि उनमें से प्रत्येक एक टीम के रूप में एक साथ काम करके संगठन पर कैसे प्रभाव डाल सकता है। वे देखते हैं कि उनका काम पूरे संगठन की सफलता में कैसे सहायक होता है और वे अपने योगदान पर गर्व कर सकते हैं। जब शीर्ष प्रबंधन टीम के सदस्यों के साथ इन चीजों की योजना बनाता है और उन्हें प्रत्येक विभाग से नियमित इनपुट मिलता है, तो संभावित संघर्ष से बचा जा सकता है। जब व्यक्तियों को उनके निर्माण में अपनी बात रखने का मौका मिलता है, तो वे बजटीय लक्ष्यों से नाराज़ होने की संभावना कम होती है।
8. कर्मियों को प्रेरित करता है: टीम भावना के अलावा व्यक्तिगत श्रमिकों या कर्मचारियों को अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक प्रेरणा भी मिलती है। कर्मचारियों के प्रदर्शन की मूल्यांकन प्रणाली भी नियोजन से संबंधित है। इसलिए, नियोजन उनकी गतिविधियों पर अंतर्दृष्टि देने और संगठन में पनपने के लिए आवश्यक सुधार और प्रेरणा देने में भी भूमिका निभाता है। एक अच्छी योजना किसी संगठन के प्रबंधकों और कर्मचारियों दोनों को वित्तीय और गैर-वित्तीय प्रोत्साहन प्रदान करती है।