मान लीजिए कि आप कार्यालय में हैं और फोन पर बातचीत कर रहे हैं। आपके बगल वाले कक्ष में बैठा आपका सहकर्मी आपसे कोई सवाल पूछता है और आप इशारा करके ‘नहीं’ कहते हैं। क्या यह संचार नहीं है? बेशक, यह संचार का एक तरीका है जिसे हम ‘अशाब्दिक संचार’ कहते हैं। क्या हम अपने जीवन में हर दिन यह गिन सकते हैं कि हम कितनी बार दूसरों से संवाद करते हैं? मुझे यकीन है कि हम गिनती नहीं कर सकते क्योंकि यह संख्या अनगिनत लगती है।
विशेषज्ञों का कहना है कि व्यावसायिक संचार के मुख्य रूप से दो प्रकार के तरीके हैं।
A. मौखिक संचार और
B. अशाब्दिक संचार
A. मौखिक संचार
मौखिक संचार वह संचार है जो हम मौखिक रूप से करते हैं। मुझे लगता है कि इस प्रकार का संचार मनुष्यों के लिए अधिक बेहतर है क्योंकि वे खुद को ज़्यादातर इसी प्रकार के संचार में व्यस्त रखते हैं। आपको मौखिक संचार के कितने तरीके याद हैं? यहाँ मैं आपको उनमें से ज़्यादातर को याद दिलाने में मदद कर रहा हूँ।
1. आमने-सामने संचार
आमने-सामने संचार दूसरों के साथ संवाद करने का सबसे आम और सबसे प्रभावी तरीका है। प्रौद्योगिकी और इंटरनेट के आधुनिक युग में भी, हम दूसरे पक्ष की नज़र में और व्यक्तिगत रूप से संवाद करने के लिए अधिक प्रवृत्त हैं। आमने-सामने बातचीत संचार के पक्षों को सहज बनाती है। शामिल पक्ष जो बताया जा रहा है उस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। वक्ता को अधिक चुस्त और जीवंत भाषण देने के लिए प्रोत्साहन भी मिलता है जब वह महसूस कर सकता है कि प्रतिक्रिया आसानी से उपलब्ध हो सकती है। आमने-सामने बातचीत या संचार से जल्द से जल्द प्रतिक्रिया मिलने की संभावना बढ़ जाती है। हाल ही में किए गए एक प्रयोग से पता चलता है कि जब कर्मचारी शीर्ष प्रबंधकों से व्यक्तिगत रूप से अपनी पहचान पाते हैं तो वे अधिक प्रेरित होते हैं।
2. बैठक
यह एक और तरीका है जिसका इस्तेमाल वर्षों से किया जा रहा है। फिर भी, हम देख सकते हैं कि प्रबंधक किसी ज्वलंत प्रश्न पर निर्णय लेने के लिए एक साथ बैठते हैं। इसकी प्रभावशीलता का मुख्य कारण यह है कि यह बड़ी मछलियों को एक ही टेबल पर इकट्ठा कर सकता है। अधिकारियों को दूसरों के सामने अपने विचार स्वतंत्र रूप से व्यक्त करने का अवसर मिलता है जो किसी भी प्रश्न या समस्या के बारे में अस्पष्टता को स्पष्ट करता है।
3. दूरसंचार
टेलीकांफ्रेंस आसान उपयोग के लिए सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल की जाने वाली संचार प्रक्रिया है। लोग डेस्क पर बैठे-बैठे टेलीफोन और सेल फोन के ज़रिए दूसरों से बात कर सकते हैं। इन संचार उपकरणों का उपयोग मुख्य रूप से कम लागत, प्रयास और समय की आवश्यकता के कारण बढ़ा है। लेकिन इन चीज़ों के साथ मुख्य समस्या लोगों से फ़ोन पर बात करना है। एक शोध से पता चला है कि केवल 25% फ़ोन कॉल पहले प्रयास में सफल होते हैं।
4. रेडियो फ़्रीक्वेंसी
इस डिवाइस पर ज़्यादातर देशों की सरकारों ने प्रतिबंध लगा रखा है। ख़ुफ़िया और रक्षा विभाग के पास रेडियो फ़्रीक्वेंसी का उपयोग करने की अनुमति है। विशेष प्राधिकरण पर, कई निजी संगठन इन संचार उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।
5. वीडियो कॉन्फ़्रेंस
बिना ऑफ़िस में बैठे कोई भी व्यक्ति वीडियो कॉन्फ़्रेंस के ज़रिए इंटरनेट की मदद से प्रेजेंटेशन दे सकता है। व्यस्त शेड्यूल वाले कार्यकारी अब इन संचार प्रक्रियाओं की मदद से ज़्यादा सक्रिय हैं। इससे तेज़ी आई है। लचीलापन बढ़ा है। आजकल महत्वपूर्ण मीटिंग में भी वीडियो चैटिंग के ज़रिए भाग लिया जाता है। आपको बस एक तेज़ इंटरनेट कनेक्शन की ज़रूरत है।
स्काइप, जीमेल और याहू मैसेंजर जैसी कई तरह की वेबसाइट वीडियो चैटिंग की सुविधा देती हैं। कॉन्फ्रेंस को बिना बफरिंग के चलाने के लिए बाजार में कई सॉफ्टवेयर और ऐप भी उपलब्ध हैं।
6. सेमिनार
सेमिनार खुले सवाल या बंद सवाल हो सकते हैं। खुले सवाल सेमिनार में मौखिक प्रतिक्रिया का प्रवाह होता है। ज़्यादातर सेमिनार अलग-अलग वस्तुओं के प्रचार या सार्वजनिक मुद्दों के लिए रखे जाते हैं। ये उपस्थित लोगों को संदेश भेजने का अच्छा तरीका है।
बी. अशाब्दिक संचार
एक समय था जब हम अशाब्दिक संचार की बात करते थे, हम केवल लिखित संचार के बारे में सोचते थे। लेकिन समय की गति के साथ, अशाब्दिक संचार की परिभाषा के साथ-साथ सदियों पुरानी सोच भी खत्म हो गई है। अशाब्दिक संचार में लिखित संचार और इशारे या प्रतीक भी शामिल हैं। लिखित रूप में भी काफ़ी बदलाव हुए हैं। एक समय औपचारिक संचार का मुख्य तरीका पत्र माना जाता था, लेकिन अब ईमेल ने इसकी जगह ले ली है।
7. पत्र
हालाँकि इसे लिखित संचार का सबसे पुराना रूप माना जाता है, लेकिन इसका उपयोग किया जाता है। खासकर विभिन्न देशों में हैकिंग उन्माद के बाद, सुरक्षा उपायों को पहले से कहीं ज़्यादा गंभीरता से लिया गया है। रिलेटिव मोड के बारे में पार्टियों के सामने आने वाली मुख्य बाधा संदेशों को प्रेषित करने का समय है। लेकिन, FedEx और DHL जैसी कंपनियों द्वारा प्रदान की जाने वाली तीव्र सेवाओं से पत्र परिवर्तन को आशा की एक नई किरण मिलती है।
8. ईमेल
औपचारिक संदेशों के लिए, ईमेल का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। कई संगठनों के पास अब अपनी खुद की मेलिंग साइटें हैं, जिसमें उनके कर्मचारी अपनी मेलिंग आईडी रख सकते हैं। अब पैसे का लेन-देन भी ईमेल के ज़रिए पूरा किया जाता है।
ईमेल ने संचार प्रणाली को बहुत तेज़ और आसान बना दिया है। ईमेल की मुख्य विशेषताएँ अब चैटिंग और फ़ाइल जैसी विभिन्न सेवाओं के साथ आती हैं