एक प्रचलित कहावत है कि – सूचना ही शक्ति है
सूचना ही वह चीज है जिसकी हमें निर्णय लेने के लिए आवश्यकता होती है। लेकिन, क्या आप सूचना के मुख्य स्रोत के बारे में बता सकते हैं जिससे यह उत्पन्न होती है? यदि आपका उत्तर संचार है, तो आप बिल्कुल सही हैं।
जैसे-जैसे आधुनिक समय कंप्यूटर के सामने बैठकर सामग्री को स्थानांतरित करने का मामला बन गया है, संचार लेन-देन के लिए मुख्य साधन बन रहा है।
अच्छे व्यावसायिक संचार वाली प्रणाली संगठन के संपूर्ण प्रदर्शन को गति देगी। चीजें बहुत आसान लगने लगेंगी। लेन-देन को बनाए रखने में नियम और शर्तों में विभिन्न खामियों को तुरंत भर दिया जाएगा।
1. दूसरों को बताएं कि आप क्या हैं; आप किससे निपटते हैं
जब आप लाभ कमाने का प्रयास कर रहे होते हैं, तो आप उन क्षमताओं का उपयोग कर रहे होते हैं जिनमें आप अच्छे हैं। यदि आप सेवा उन्मुख संस्थान का हिस्सा हैं, तो आपको अपनी व्यक्तिगत क्षमताओं को बेचना होता है। यदि आपका संगठन माल का निर्माण कर रहा है, तो आप ऐसे माल का निर्माण कर रहे हैं जिनके उत्पादन की आपके पास अतिरिक्त क्षमता है। दोनों मामलों में, एक बात समान है। आपको लोगों को यह बताना होगा कि उन्हें आपकी सेवा या उत्पाद क्यों लेना चाहिए।
यदि आप उन्हें यह भरोसा दिला पाते हैं कि आप सर्वोच्च हैं, तभी ग्राहकों का प्रवाह शुरू होगा। अन्यथा, आप एक निष्क्रिय टिड्डे की तरह बैठे रहेंगे।
संचार में आपकी क्षमता का प्रचार करने का अधिकार है। लेकिन बात यह है कि आपको यह जानना होगा कि आप किस माध्यम से लोगों तक पहुँचना चाहते हैं और आप उनका अभिवादन किस तरह से करना चाहते हैं।
व्यक्तिगत स्तर पर, संचार के भी बहुत बड़े प्रभाव होते हैं। संचार का एकमात्र उचित तरीका ही आपके रिक्रूटर को आश्वस्त करता है। यदि आपका प्रस्तुतिकरण चाहे काले या सफेद में हो या मौखिक रूप से हो और फिर भी आपको नौकरी मिल जाती है, तो मुझे कहना होगा कि आप बहुत भाग्यशाली हैं।
2. टीम और संगठन के भीतर एक करीबी रिश्ता
टीम के सदस्यों के बीच एक अच्छा संचार टीम के सदस्यों को एक-दूसरे को जानने का मौका देता है। वे यह जान पाएंगे कि कौन क्या करने में सक्षम है। इससे टीम की गति और उत्पादकता बढ़ेगी। अच्छे संचार के लिए समूह की एकजुटता बढ़ेगी। परिणामस्वरूप, समूह के भीतर संघर्ष कम होगा। कार्यकर्ता टीम के भीतर समूह संघर्ष की तुलना में काम पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकता है।
3. व्यापक नेटवर्किंग
मुझे नहीं लगता कि नेटवर्किंग के महत्व को स्पष्ट करने की कोई आवश्यकता है। समय-समय पर हमें अपने काम के लिए संपर्क करने की आवश्यकता होती है। आउटसोर्सिंग और फ्रीलांसिंग जैसी चीजें अब बहुत आम हो गई हैं। एक अच्छा संचार आपको संस्थान के बाहर एक स्वस्थ संबंध बनाए रखने में सक्षम बनाता है।
4. एक स्वस्थ संचार ग्राहक और आपूर्तिकर्ता संबंध को स्वस्थ बनाता है
आपको यह जानना होगा कि ग्राहक आपकी सेवा या उत्पाद के बारे में कैसा महसूस करते हैं। एक अच्छे संचार में फीडबैक शामिल होता है। यदि ग्राहक फीडबैक देते हैं और कंपनी उनकी जरूरतों के अनुसार काम करती है, तो असंतुष्ट ग्राहक होने की कोई संभावना नहीं है।
आपूर्तिकर्ता समय पर सामग्री प्रदान करके और सेवा को जारी रखकर संगठन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यदि आपूर्तिकर्ता काम करने में विफल रहता है, तो निश्चित रूप से आपको इसका खामियाजा भुगतना पड़ेगा।
इसलिए, एक सुव्यवस्थित आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के लिए, आपको श्रृंखला के आगे और पीछे दोनों घटकों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने होंगे।
5. कर्मचारी या निचले स्तर के प्रबंधकों से फीडबैक
निचले स्तर के प्रबंधक किसी भी अन्य शीर्ष स्तर के प्रबंधकों की तुलना में उत्पादन की अधिक बारीकी से निगरानी करते हैं। इसलिए निचले स्तर के प्रबंधकों के पास उत्पादन दक्षता और विधि की गलतियों के बारे में अच्छी जानकारी होती है। किसी संगठन के भीतर अच्छे संचार की संरचना निचले स्तर के प्रबंधकों या कर्मचारी से शीर्ष अधिकारियों तक इस प्रकार की जानकारी के प्रवाह को बहुत तेज़ी से बनाती है।
6. विभिन्न विभागों के बीच उचित समन्वय
किसी भी कार्य के बारे में विभिन्न विभागों की अपनी-अपनी जानकारी होती है। अधिकांश विभाग अपने संचालन के लिए अन्योन्याश्रित होते हैं। उदाहरण के लिए, विपणन विभाग वित्त विभाग पर निर्भर है। एक सुव्यवस्थित संयोजन प्रणाली सूचना के प्रवाह को उचित तरीके से प्रवाहित करने में सहायता करती है और इस प्रकार विभिन्न विभागों को एक सूत्र में पिरोती है। इससे काम का कम ओवरलैप होता है और समय की खपत कम होती है।
7. नैतिकता अभ्यास
यदि आप अपने अधीनस्थों के साथ ठीक से संवाद नहीं करते हैं, तो उच्च अधिकारी से अलग होने की दुर्भावनापूर्ण भावनाएँ उभरने की बहुत संभावना है। कई लोग इसे संचार उल्लंघन के कारण खामियों का उपयोग करने का अवसर मानेंगे। निष्ठा का स्तर निश्चित रूप से कम होता जाएगा क्योंकि वे खुद को ढीला महसूस करते हैं। धीरे-धीरे, उचित संचार की कमी से नैतिक स्तर हिल जाना चाहिए।
8. स्वस्थ डेटाबेस
जैसा कि मैंने पहले कहा है, एक उचित संचार में एक प्रतिक्रिया शामिल होती है चाहे वह सकारात्मक, नकारात्मक या तटस्थ हो। एक प्रतिक्रिया संगठन के लिए बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक समृद्ध डेटाबेस बनाने में मदद करती है। एक डेटाबेस जिसमें कर्मचारियों, शेयरधारकों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ता के बारे में सभी आवश्यक जानकारी शामिल होती है, निर्णय लेने में आसान बनाता है